Psychotherapiepraktijk Van Doorn

Beroepscode en klachtenregeling

Voor alle psychotherapeuten geldt dat zij zich dienen te houden aan de Beroepscode voor psychotherapeuten, die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Psychotherapie (zie www.lvvp.nl en www.psychotherapie.nl).

Kort samengevat houdt dit in:

-U heeft recht op informatie.
-U heeft recht op geheimhouding van uw gegevens
-U heeft recht op inzage van uw dossier
-U heeft het recht om zelf een hulpverlener te kiezen
-U heeft het recht om een klacht in te dienen
-Al het besprokene wordt als strikt vertrouwelijk behandeld.

Informatie aan derden wordt slechts gegeven na uw schriftelijke toestemming. De geheimhoudingsplicht is o.m. geregeld in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Beroepscode voor psychotherapeuten (zie www.lvvp.info en www.psychotherapie.nl) en de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ).

Ik doe mijn uiterste best om klachten te voorkomen. Mocht het desondanks voorkomen dat u niet tevreden bent over de behandeling dan verzoek ik u dit zo spoedig mogelijk met mij te bespreken. Het heeft geen zin om met twijfels rond te blijven lopen, dat bevordert uw behandeling niet.  Daarnaast vind ik het als psychotherapeut belangrijk dat u zich op passende wijze geholpen voelt. Misschien zijn er misverstanden die in een gesprek uit de weg geruimd kunnen worden.

Klachtbehandeling kan, wanneer  het niet lukt om de problemen rechtstreeks met mij op te lossen, plaatsvinden via de klachtencommissie van de LVVP (zie www.lvvp.info). Psychotherapeuten vallen onder het publiekrechtelijke tuchtrecht.

 

Privacystatement A.L. van Doorn, 

 A.L. van Doorn, Psychotherapiepraktijk Van Doorn gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder kvk nummer 55671209, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Psychotherapiepraktijk Van Doorn met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor Alida van Doorn is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Alida van Doorn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

 

Interne maatregelen 

Alida van Doorn heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer, ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;

vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;

het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;

inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;

bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient iedere medewerker zijn/haar desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;

een thuiscomputer van de zorgaanbieder waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijn) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;

bij vertrek van de praktijk wordt ervoor gezorgd dat alle ramen en deuren zijn gesloten

toegang tot het pand is alleen mogelijk door de praktijkhouder. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;
Alida van Doorn ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen.

Verwerkers

Met verwerkers heeft Alida van Doorn afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

Door Alida van Doorn ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Alida van Doorn alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Alida van Doorn of een door Alida van Doorn gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.

 

Informatieplicht 

Alida van Doorn informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Alida van Doorn zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van Alida van Doorn gepubliceerd.

 

Verwerkingsregister

Alida van Doorn houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.

 

Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

Verwerkers

Alida van Doorn kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van Alida van Doorn. Met deze partijen heeft Alida van Doorn verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.

Alida van Doorn maakt gebruik van de volgende verwerkers:

Online DBC, leverancier praktijksoftware

Telepsy leverancier van ROM software

Zivver leverancier beveiligde mailapplicaties

Zorgmail, leverancier beveiligde mailapplicaties

Ontvangers

Alida van Doorn verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Bewaartermijnen

Alida van Doorn vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

 

Alida van Doorn hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;

(financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

 

Doorgifte buiten EER 

Alida van Doorn geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Alida van Doorn ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.
Alida van Doorn heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

 

Beveiligingsincidenten

Alida van Doorn heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Alida van Doorn beoordelen:

of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;

welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;

of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;

of het incident aan de AP dient te worden gemeld;

of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;

welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

 

Alida van Doorn documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.
Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Janice de Klerk ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker Alida van Doorn zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

 

Rechten van betrokkenen 

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Alida van Doorn heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.
Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden Alida van Doorn afgewikkeld.
Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

 

Na ontvangst van een verzoek zal Alida van Doorn eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Alida van Doorn aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Alida van Doorn de verzoeker binnen de eerste maand.

 

Alida van Doorn stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Alida van Doorn beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

 

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.
Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Alida van Doorn stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Alida van Doorn achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

 

Wijzigingen privacystatement

A.L. van Doorn kan dit privacystatement altijd wijzigen. Een actuele versie van het privacystatement wordt op de website van A.L. van Doorn gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

Rechten, vragen en klachten

U hebt het recht A.L. van Doorn te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met A.L. van Doorn door een e-mailbericht te sturen naar info@psychotherapievandoorn.nl.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop A.L. van Doorn persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met A.L. van Doorn door een e-mailbericht te sturen naar info@psychotherapievandoorn.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

 

BIG registratienummer 69915617816

AGB Code: 94059606

KvK nummer 55671209

Copyright © 2016 Alida van Doorn. Powered by www.psychotherapievandoorn.amsterdam

Psychotherapiepraktijk Van Doorn

Wg Plein 322

1054 SG Amsterdam